Специалисты компании Pba Consult, использовав и обобщив опыт последних реализованных проектов, разработали для рынка корпоративных Заказчиков специализированное решение «Интеллектуальное Электронное Хранилище Документов» (iЭХД), позволяющее оперативно и технологично решить ключевые задачи повышения эффективности внутренних учётно-хозяйственных процессов средних и крупных организаций.
Решение iЭХД позволяет в достаточной степени оперативно и, базируясь на апробированных промышленных технологиях, организовать внешнее по отношению к используемой ERP или другой информационной учётной системе корпоративное хранилище образов электронных хозяйственных документов, решающее одну или обе из задач:
- автоматизированного ввода и хранения в iЭХД «постскриптум» электронных образов хозяйственных документов, прошедших полностью и уже завершивших свой жизненный цикл в учётной или ERP системе организации;
- автоматизированного ввода и интеллектуальной отработки (согласования, корректировок, утверждения и пр.) электронных образов хозяйственных документов с последующей их передачей в КИС организации для оперативного, бухгалтерского, налогового учёта и хранением их в iЭХД с полной историей жизненного цикла.
«Обобщая наш опыт и выбирая подход к созданию iЭХД, мы пошли по пути удовлетворения двух типов потребностей наших Заказчиков – функциональных и технологических», - поясняет Генеральный директор Pba Consult Кирилл Тюхтиков. – «Под функциональными потребностями в подобном решении мы подразумеваем такие сервисы, как: быстрый поиск и извлечение образа хозяйственного документа, оперативное формирование (для печати или выгрузки) массива образов документов по запросу проверяющих органов или внешних консультантов/аудиторов, доступ к образу документа и истории его жизненного цикла непосредственно из программной среды ERP или ERP-подобной учётной системы, унификацию и централизацию жизненных циклов однородных документов (учётных процессов). Технологические же потребности, приведшие к созданию iЭХД – это возможность хранения и обработки образов документов в хранилище вне базы данных учётной системы, а также необходимость снижения нагрузки на базу данных учётной системы и исключения риска критического увеличения её объёма по причине размещения образов электронных документов непосредственно в ней.»
По словам Коммерческого директора Pba Consult Артёма Пастушкова, выбор архитектурного подхода к решению iЭХД не в последнюю очередь обусловлен и экономической составляющей. «Мы исходили из понимания того, что стоимость приобретения и совокупного владения одним автоматизированным рабочим местом ERP-подобной учётной системы в среднем заметно выше, чем аналогичный параметр для платформ для работы с электронными документами. Например, специалисту, первично размещающему образ отсканированного электронного документа в базе данных организации или выполняющему функцию проверки или согласования такого документа, ни к чему полная дорогостоящая функциональность ERP для отработки в учёте, ему необходимы только возможности, обеспечивающие выполнение лишь его функциональных задач», - говорит г-н Пастушков. – «Именно такой принцип необходимой достаточности мы закладывали в наше решение, которое, фактически, воплотилось в «расширение» (Add-On) «типовой» ERP-подобной корпоративной системы посредством интеграции с ней интеллектуальной программной компоненты, предназначенной для работы непосредственно с образами электронных хозяйственных документов и обладающей для этого соответствующей развитой функциональностью.»
«Интеллектуальное Электронное Хранилище Документов» (iЭХД), предлагаемое Pba Consult, построено на базе российской ECM-платформы DIRECTUM. Специализированное программное решение Pba Consult позволяет настроить связи и передачу информации между электронными образами документов, обращающимися и хранящимися в среде ECM, и соответствующими этим документам учётным записям (карточками документов, транзакциями оперативной, бухгалтерской, налоговой отработки этих документов) в ERP или учётной системе организации.
Результатом внедрения iЭХД является организация полного, непрерывного и технологически «бесшовного» жизненного цикла электронного хозяйственного корпоративного документа, позволяющего Заказчику:
- исключить потери первичных документов, влекущих за собой снижение достоверности учётной и управленческой информации;
- повысить доступность учётных данных и первичной документации, кардинально снизив затраты на подбор и подготовку (массовую печать или выгрузку в электронном виде) оригиналов и копий документов для налоговых и аудиторских проверок;
- повысить качество, стандартизовать, а, при необходимости, полностью централизовать учётные процессы, процедуры и встроенные контроли;
- оптимизировать численность сотрудников учётных подразделений, сократить расходы на услуги внешних консультантов;
- устранить дублирование функций;
- снизить риски, связанных с формированием финансовой отчетности в пиковые периоды;
- повысить гибкость учётной модели для поддержания развития / изменений внутренних процессов и минимизации стоимости преобразований и реформаций;
- внедрить инсорсинг или аутсорсинг функции электронной обработки (сканирования, извлечения, валидации, ввода информации в учётную систему) и хранения корпоративных документов (при необходимости).
В общем случае решение iЭХД может быть реализовано в форме Add-On к любой из присутствующих на рынке ERP, учётной, финансовой систем. Инвариантность iЭХД относительно ИТ-платформы, используемой Заказчиком в качестве КИС, делает при внедрении iЭХД вариативным лишь параметр длительности процесса развёртывания, адаптации и запуска решения в эксплуатацию. При этом авторы iЭХД, например, оценивают срок развёртывания решения в его базовой конфигурации применительно к КИС-платформе «ПАРУС-Предприятие 8» «с нуля» всего в 1 календарный месяц.
предложения, позволяющие компании Pba Consult быть универсальным
источником удовлетворения Ваших информационных потребностей.
